Апостиль – что это, зачем нужен и как сделать

Что такое апостиль простыми словами?

Апостиль – это международная стандартизированная форма подтверждения законности документа. Процедура была введена Гаагской конвенцией 1961 года, чтобы упростить взаимодействие между государствами и заменить сложную многоступенчатую легализацию одной универсальной печатью.

Говоря совсем просто, этот штамп сообщает принимающей стороне, что:

• документ подлинный – он не подделан и выдан официально;
• подпись должностного лица настоящая – человек, подписавший бумагу, действительно существует и имеет право заверять документы;
• печать организации действительна – государственное учреждение реально выдавало данный акт.

Таким образом, апостиль – это формальное заверение того, что документ был выдан именно тем органом, который в нем указан, и подписан полномочным человеком. Как только этот штамп появляется на документе, он автоматически признается во всех странах, подписавших Гаагскую конвенцию.

В каких странах принимается апостиль?

Как было указано выше, апостиль признается всеми странами, подписавшими Гаагскую конвенцию 1961 года. На данный момент это более 120 государств, включая большинство стран Европы (Германия, Франция, Испания, Италия), США, Турцию, Израиль, страны Латинской Америки и другие. Некоторые страны (Австрия, Бельгия, Великобритания, Италия, Франция и др.) требуют так называемый двойной апостиль. В этом случае штамп сначала ставится на оригинал, затем делается нотариальный перевод, и апостиль ставится уже на него.

Какие существуют альтернативы апостилю?

Если страна не признает апостиль или документ не подлежит апостилированию, используются другие способы.

• Консульская легализация – многоступенчатый процесс, включающий Министерство юстиции, Министерство иностранных дел и консульство принимающей страны. Это сложнее и дольше апостиля.
• Легализация через Торгово-промышленную палату (ТПП) – применяется для коммерческих документов.
• Нотариальный перевод – для ряда стран (например, в рамках СНГ) достаточно просто перевести документ и заверить подпись переводчика у нотариуса.

Как выглядит апостиль?

Апостиль – штамп квадратной формы со стороной не менее 9 см. В нем обязательно указывается следующая информация.

• Страна, выдавшая апостиль.
• Фамилия и должность лица, подписавшего документ.
• Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплен документ.
• Название города, где поставлен апостиль на документы.
• Дата проставления.
• Название органа, проставившего апостиль.
• Номер апостиля.
• Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль.
• Подпись должностного лица.

Штамп может ставиться как на самом документе (на свободном от текста месте или на оборотной стороне), так и на отдельном листе, который подшивается к оригиналу или копии.

Для каких документов нужен апостиль?

Апостиль требуется для документов, выданных государственными органами, органами местного самоуправления или лицами, обладающими определенными полномочиями (например, нотариусами). К основным категориям документов, подлежащих апостилированию, относятся следующие.

• Справки из органов МВД. Наиболее востребованным документом здесь является справка об отсутствии судимости. Она подтверждает, что гражданин не нарушал законы РФ. Этот документ запрашивают практически во всех странах мира при оформлении резидентства, получении права на работу или при регистрации брака с иностранцем. Важно учитывать, что для некоторых стран ЕС справка имеет ограниченный «срок годности» (от 3 до 6 месяцев), поэтому апостиль на нее лучше ставить непосредственно перед подачей.
• Документы органов ЗАГС. Сюда входят оригиналы свидетельств о рождении, заключении или расторжении брака, смерти, а также установлении отцовства и усыновлении. Особое место занимают архивные справки (например, форма № 5 о смене фамилии или справки о гражданском состоянии). Свидетельство о рождении является фундаментальным документом: оно требуется при оформлении первого паспорта за рубежом, подтверждении родства для наследственных дел, получении ВНЖ или гражданства. Без апостиля на свидетельстве о браке вы не сможете легализовать семейный статус в другой стране, что критично для получения «визы сопровождающего» или совместного страхования.
• Документы об образовании (образовательные цензы). В эту категорию попадают аттестаты о среднем общем образовании, дипломы о высшем и среднем профессиональном образовании, приложения к ним (вкладыши с оценками), а также дипломы кандидата и доктора наук. Апостиль на аттестат – это обязательное требование иностранных вузов при поступлении на бакалавриат, а апостилированный диплом необходим для процедуры эвалюации (признания квалификации) при поиске работы за границей. Также апостилированию подлежат справки об обучении и учебные планы, если студент переводится в зарубежное учебное заведение до окончания курса.
• Нотариальные акты и заверенные копии. Если документ нельзя апостилировать в оригинале (например, военный билет или паспорт), штамп ставится на его нотариальную копию. Также апостиль необходим на документы, изначально составленные у нотариуса: генеральные и специальные доверенности на распоряжение имуществом за рубежом, согласия родителей на выезд несовершеннолетнего ребенка. Кроме того, существует процедура апостилирования самого перевода, который уже был подшит к документу и заверен нотариусом, – это часто требуется в странах с жесткими требованиями к легализации.
• Судебные документы и решения. В эту группу входят постановления, определения и решения судов всех инстанций по гражданским, семейным или уголовным делам. Чаще всего за границей требуются судебные решения о расторжении брака (если развод происходил не через ЗАГС), решения об определении места жительства ребенка или о взыскании алиментов. Для того чтобы иностранное государство признало и исполнило решение российского суда, на нем обязательно должна стоять отметка о вступлении в законную силу, печать суда и, соответственно, апостиль.
• Медицинские документы (через нотариальную копию). Справки о состоянии здоровья, медицинские заключения, выписки из истории болезни или справки о сделанных прививках также могут нуждаться в апостилировании. Это необходимо, например, для продолжения лечения в зарубежных клиниках.

Где можно сделать апостиль?

В России правом постановки апостиля наделен ряд государственных органов в зависимости от типа документа.

• Органы ЗАГС – проставляют апостиль на оригиналы свидетельств и справок, выданных этими же органами.
• Министерство образования – на оригиналы дипломов и аттестатов.
• МВД РФ: на оригиналы справок о несудимости и архивных справок.
• Министерство юстиции – на нотариально заверенные копии любых документов, а также на оригиналы, выданные органами юстиции или судами.
• Архивные отделы – на бумажные справки и выписки из архивов.

Апостиль можно поставить только в той стране, где бумаги были выданы. Если документ выдан в России, апостилировать его в другой стране через консульство нельзя.

Отвечая на популярный вопрос, может ли нотариус поставить апостиль, важно понимать разграничение полномочий. Так, сам нотариус лишь удостоверяет верность копии или подлинность подписи переводчика, но правом проставления международного штампа не обладает.

Как сделать апостиль: пошаговая инструкция

Если вы решили заниматься процедурой самостоятельно, следуйте этому алгоритму:

1. Проверьте документ. Убедитесь, что на нем нет ламинации, исправлений, нечитаемых печатей, – иначе апостиль не поставят. Если документ поврежден, необходимо сначала получить дубликат.
2. Определите инстанцию. Поймите, где выдан документ и в какой орган вам нужно обратиться.
3. Оплатите госпошлину. Размер пошлины установлен Налоговым кодексом РФ. Квитанция является обязательным документом для подачи.
4. Подайте заявление. К заявлению приложите оригинал (или нотариальную копию) документа, паспорт заявителя и квитанцию об оплате госпошлины.
5. Дождитесь проверки. Орган проверит подлинность подписи и печати. Сроки могут варьироваться от нескольких дней до месяца.
6. Получите апостиль. Вам выдадут документ со штампом и подписью ответственного лица.

Несмотря на наличие четкого алгоритма, самостоятельное прохождение всех этапов сопряжено с бюрократическими сложностями и высоким риском возврата документов из-за малейших неточностей. Поэтому для гарантированного результата и экономии времени гораздо надежнее обратиться в специализированное бюро переводов, например, в «Проф Лингва».

Сколько стоит сделать апостиль?

Вопрос стоимости является одним из ключевых при подготовке документов для выезда за границу. Окончательная стоимость оформления апостиля зависит от нескольких факторов.

• Государственная пошлина. Это обязательный платеж в бюджет РФ. Важно помнить, что, если вам нужен «двойной апостиль» (на оригинал и на перевод), пошлина оплачивается дважды.
• Сложность и объем перевода. Если для принимающей стороны необходим перевод документа, его стоимость будет зависеть от языка, объема текста и его тематики. Например, перевод медицинского заключения или судебного решения может обойтись дороже из-за обилия специфической терминологии и привлечения узкопрофильных экспертов.
• Нотариальные расходы. Сюда входит оплата услуг нотариуса за заверение копий документов или подлинности подписи переводчика. Тарифы на эти действия установлены нормативными документами и обычно одинаковы во всех регионах.
• Срочность исполнения. Стандартные сроки в государственных органах могут составлять до 30–45 дней. Если время поджимает, в бюро «Проф Лингва» можно заказать услугу срочного апостилирования документов, которая позволяет получить готовый результат всего за 1-2 дня.
• Услуги специалистов. При обращении в бюро переводов, например, в «Проф Лингва», в стоимость включается профессиональное сопровождение, а также все сборы и пошлины. Специалисты берут на себя проверку документа, заполнение заявлений, взаимодействие с сотрудниками министерств и ведомств, а также логистику. Это избавляет вас от необходимости лично посещать госучреждения и стоять в очередях.

Могут ли отказать в проставлении апостиля?

В ряде случаев государственные органы могут выдать официальный отказ. Основные причины:

• состояние документа и наличие ламинации. Наиболее распространенная причина отказа – непригодность документа. Если на бумаге есть серьезные повреждения, разрывы, потертости, скрывающие часть текста, или если печать ведомства размыта настолько, что ее невозможно идентифицировать, в апостиле будет отказано. Отдельным пунктом стоит ламинация: защитная пленка делает невозможным проверку подлинности бумаги и подписей, а также не позволяет физически проставить штамп на документ. В этом случае сначала придется получить дубликат документа в выдавшем его органе;
• ошибки, исправления и несоответствие данных. Официальные документы не допускают использования корректирующих жидкостей, подчисток или незаверенных исправлений. Любое зачеркивание делает документ недействительным для международного использования. Также отказ последует, если обнаружены фактические ошибки: например, фамилия в свидетельстве о рождении написана через «е», а в паспорте – через «ё»;
• превышение полномочий. Если подпись на справке или свидетельстве поставлена сотрудником, который на тот момент находился в отпуске, был уволен или не имел права подписи документов такого типа, в легализации откажут. Также часто возникают задержки и отказы, если образцы подписи конкретного должностного лица или оттиск печати регионального ведомства еще не переданы в центральную базу Министерства юстиции или МВД;
• документы СССР. Хотя документы, выданные в республиках СССР, сохраняют юридическую силу внутри России, при их вывозе за границу часто возникают проблемы. Во-первых, подписи советских регистраторов крайне сложно проверить за давностью лет. Во-вторых, многие страны Гаагской конвенции требуют, чтобы был выдан документ нового образца;
• тип документа. Существует четкий перечень бумаг, на оригиналы которых апостиль не ставится. К ним относятся документы, удостоверяющие личность (паспорт, водительское удостоверение), военные билеты, трудовые книжки. Для их легализации обычно используется другой путь: снятие нотариальной копии и проставление апостиля уже на нее.

Ошибка при самостоятельном оформлении может затянуть процесс на несколько месяцев, сорвав сроки подачи документов в зарубежный вуз или консульство. Попытка разобраться во всех бюрократических тонкостях и специфических требованиях разных ведомств – это всегда риск столкнуться с формальным отказом и потерять оплаченную госпошлину.

Чтобы избежать досадных ошибок, сэкономить время и сберечь нервы, лучше доверить эту процедуру профессионалам. Бюро переводов «Проф Лингва» берет на себя полную проверку ваших документов на соответствие требованиям законодательства еще до подачи в госорганы. Эксперты бюро знают все «подводные камни» легализации: они помогут получить необходимые дубликаты, выполнят корректный перевод и обеспечат проставление апостиля в кратчайшие сроки.

Поставить апостиль в бюро переводов «Проф Лингва»

Бюро переводов «Проф Лингва» предлагает профессиональную помощь в легализации любых документов.

Почему нас выбирают:

• опыт и статус. Компания работает с 2009 года и входит в пятерку ведущих переводческих агентств России;
• комплексный подход. Команда лингвистов и юристов берет на себя все этапы – от перевода на более чем 100 языков до нотариального заверения и взаимодействия с госорганами;
• срочность. Возможность выполнения срочного перевода и апостилирования (в режиме 24/7 при необходимости);
• удобство. Вы можете подать заявку онлайн, а готовые документы забрать лично в офисах Москвы или Санкт-Петербурга либо заказать курьерскую доставку «до двери»;
• качество. Работа ведется по стандартам ГОСТ и ISO, обеспечивается полная конфиденциальность.

Вам не придется изучать нюансы законодательства разных стран или расписание работы министерств – специалисты «Проф Лингва» уже знают все тонкости оформления для любой точки мира. Для получения услуги достаточно предоставить оригиналы документов. Итоговая цена рассчитывается индивидуально и фиксируется после согласования.

Если у вас остались вопросы по процедуре легализации или вы хотите уточнить стоимость услуг для вашего конкретного случая, свяжитесь с нами любым удобным способом. Наши менеджеры с удовольствием проконсультируют вас и помогут подготовить документы быстро и профессионально.