Что такое апостилирование

При переезде в другую страну для устройства на работу, вступления в брак с иностранцем или по другой причине, требующей длительного проживания, необходимо легализовать определенные документы – диплом, свидетельство о рождении и другие. Их нужно не просто перевести на язык принимающей страны, а подтвердить подлинность, придав юридическую силу на международном уровне.

Консульская легализация – процесс длительный и сложный. Но в 1961 г. была заключена Гаагская конвенция, которая значительно его упростила. Страны, подписавшие ее, приняли международную унифицированную форму подтверждения подлинности – апостиль. Так называют специальный штамп, проставляемый на официальный документ и содержащий определенный набор данных о нем. Еще один вариант – апостиль распечатывают на отдельном листе и подшивают к документу.

Апостилированный документ получает полную правомерность на территории всех стран-участниц конвенции – на февраль 2025 г. их насчитывалось 127. Есть государства, где документы Российской Федерации принимают без апостиля – на основании международных договоров. Это Армения, Беларусь, Болгария и другие. Если же вы собрались выехать в Египет, Канаду, ОАЭ или другую страну, не подписавшую конвенцию, необходимо проходить консульскую легализацию.

Специалисты «Проф Лингва» имеют огромный практический опыт по проставлению апостилей на деловые бумаги любых типов для выезда в разные страны. Обращайтесь, чтобы получить профессиональную помощь и застраховать себя от неприятных случайностей.

Что такое апостиль на свидетельство о рождении

Свидетельство о рождении – один из ключевых документов при выезде за границу, его апостилирование очень востребовано. Согласно ст. 23 Федерального закона «Об актах гражданского состояния» N 143-ФЗ, ст. 23, оно является основным документом человека до получения паспорта. Но и после получения паспорта свидетельство не теряет своей юридической значимости. Его предоставление может понадобиться в разных организациях, российских и зарубежных. В случае утраты или порчи свидетельство можно восстановить в отделе ЗАГС по месту рождения.

При выезде за границу на длительное время необходимо позаботиться об апостиле на документы о рождении для себя и всех членов семьи, выезжающих вместе с вами. На свидетельствах, выданных в РФ, штамп ставится с обратной стороны. Для документов советского образца его ставят на отдельном листе. Необходим также профессиональный перевод текста, выполненный с абсолютной точностью и в соответствии с юридическими нормами. Чтобы подтвердить подлинность и соответствие перевода оригинальному тексту, его заверяют у нотариуса. Апостиль на свидетельство о рождении ставится бессрочно.

В каких ситуациях требуется легализация документа

Свидетельство о рождении с апостилем может понадобиться в другой стране по многим причинам. Это может быть:

• оформление вида на жительство;
• подача на долгосрочную визу;
• регистрация брака на территории другой страны;
• смена фамилии;
• оформление наследства;
• поступление в иностранное учебное заведение;
• официальное трудоустройство за рубежом;
• усыновление и другие юридические процедуры.

В каждой стране существуют свои нюансы по оформлению, свои требования может выдвигать и принимающая компания. Обязательно нужно уточнить, что именно необходимо предоставить – оригинал или нотариально заверенную копию. Как правило, речь идет об оригинальном документе, но некоторые организации требуют именно копию. В любом случае рекомендуется апостилировать и оригинал, особенно если планируется выезд на длительный период.

Как поставить апостиль на свидетельство о рождении

Порядок проставления зависит от того, на что ставится апостиль – на оригинал или копию, российского или советского образца. Необходимо заранее четко выяснить, какой тип апостиля (оригинал или копия) нужен в вашем конкретном случае. Стоит также помнить, что после получения штампа необходимо перевести документ на язык страны, где он будет предъявляться.

Проставление на оригинале

Апостиль на свидетельство о рождении ставится в территориальных органах по делам ЗАГС, причем только в том регионе, где свидетельство было выдано. Например, если вы с детства живете в Москве, но родились в Краснодаре, то за услугой апостилирования следует обращаться в Управление ЗАГС Краснодарского края. Еще один вариант – подать заявление на выдачу повторного свидетельства уже в Москве (или другом городе проживания). Это можно сделать через портал «Госуслуги» или обратившись в ЗАГС (в Москве – в МФЦ). Новое свидетельство, выданное в столице, можно будет здесь же и апостилировать.

Получение дубликата может понадобиться и в случае порчи оригинала. Если в нем есть нечитаемые символы, исправления, размытые печати и другие серьезные недостатки, он не подлежит апостилированию. Ламинирование приравнивается к порче. В этих случаях необходимо запросить выдачу дубликата (после выдачи дубликата первоначальный документ теряет силу).

При планировании переезда на постоянное место жительства или просто на длительный срок рекомендуется обязательно апостилировать оригинал, даже если приглашающая организация запрашивает апостиль на копию свидетельства о рождении. Обстоятельства могут измениться, потребуется легализованный оригинальный документ, а провести его апостилирование за границей невозможно.

Проставление на нотариальной копии

Законодательство некоторых стран требует предоставления нотариально заверенных и апостилированных копий. Важно, чтобы дубликат был хорошего качества – без темных полос, нечитаемых участков и прочего.

Нотариус проверяет соответствие скопированного документа оригиналу, что и подтверждает своей печатью. Но он не проводит проверку достоверности сведений в свидетельстве, этим занимаются государственные органы с правом апостилирования. Апостиль на копию ставит территориальный орган Минюста.

Проставление на перевод

Сотрудники государственных органов других стран не обязаны владеть русским языком, чтобы разбираться в содержании российских документов, им требуется точный перевод. Он должен выполняться только сертифицированным специалистом, подпись которого при необходимости заверяет нотариус, – нотариального подтверждения точности перевода требуют многие страны. Апостиль на перевод свидетельства о рождении проставляется сотрудником Министерства юстиции по месту нахождения нотариуса.

Двойной апостиль

Обязательное заверение оригинального документа и его переведенной копии требуется достаточно редко, но этот вариант не исключен: например, двойное апостилирование необходимо в Нидерландах и Швейцарии. В этом случае необходимо:

• поставить апостиль на оригинал;
• обратиться в бюро переводов к аккредитованному переводчику; переводится как содержимое документа, так и текст апостильной надписи;
• заверить переведенный документ у нотариуса;
• подать заявление на повторное апостилирование всех бумаг с приложенным переводом.

Госпошлина также платится дважды.

Проставление на свидетельство о рождении СССР

С декабря 1991 г. Советский Союз является несуществующим государством, и выданные им документы потеряли свою правомерность для других стран. Но на территории, некогда входившей в состав СССР, проживает большое количество людей, родившихся до распада СССР и получивших справку о рождении советского образца. В РФ они сохраняют свою юридическую силу, их принимают все государственные органы. Но с апостилированием свидетельств о рождении, выданных в Советском Союзе, возникают проблемы.

Прежде всего следует уточнить, признает ли советские документы принимающая сторона. Некоторые страны отказываются принимать документы уже несуществующего государства. Более того, некоторые организации могут их принять, а другие откажутся, поэтому стоит заранее уточнить этот нюанс. В случае отказа придется заменить советское свидетельство на его аналог, выданный РФ. Для этого достаточно подать заявление в ЗАГС и уплатить госпошлину. Проблемы, где сделать дубликат, не существует – обратиться можно в любой российский ЗАГС, при необходимости его сотрудники сами запросят сведения по месту рождения заявителя. Срок выдачи – от недели до месяца, если заявитель родился в РФ. Если речь идет о запросе в другие страны, то срок увеличивается.

Если разрешается выезд с советским документом, то его апостилируют. Свидетельство СССР представляет собой книжечку, внутри которой нет свободного места для штампа, а ставить его на обложке запрещено. В этом случае апостиль проставляют на отдельном, специально оформленном листе, который подшивается к оригиналу.

Если планируется переезд на ПМЖ или на длительный срок, юристы советуют в любом случае заменить советское свидетельство о рождении на российское.

Пакет документов для проставления апостиля

Для получения штампа необходимо подготовить:

• письменное заявление о предоставлении государственной услуги установленного образца;
• документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт РФ, вид на жительство, удостоверение личности иностранного гражданина; при оформлении документов на ребенка необходим паспорт родителя или опекуна);
• оригинал свидетельства о рождении (без ламинирования, исправлений, подчисток и других недостатков, из-за которых документ может быть признан непригодным);
• документ, подтверждающий оплату госпошлины (квитанция, чек, справка из банка; при оплате используйте строго реквизиты организации, куда подается заявление).

К формированию пакета нужно отнестись очень внимательно. Достаточно неточности в реквизитах, ошибки при заполнении заявления или другой погрешности, и в услуге будет отказано.

Подавать документы необходимо лично, но заявитель может быть не тем человеком, которому принадлежит свидетельство. Для подачи доверенность не требуется. Но забрать апостилированный документ может только его владелец или другое лицо по нотариально заверенной доверенности.

Сроки апостилирования свидетельства о рождении

Согласно законодательству РФ, срок проставления апостиля на документы ЗАГС составляет 5 рабочих дней. Срок может быть продлен до 30 дней, если возникли проблемы с получением сведений из-за рубежа, с оформлением бумаг и прочим. На практике это занимает 3–10 дней в зависимости от региона и органа ЗАГС. При запросе услуги через МФЦ срок значительно увеличивается. Если вы доверили апостилирование документа специалистам «Проф Лингва», оно будет проведено в короткие сроки.

Когда могут отказать в проставлении апостиля

Наиболее частой причиной отказа является неудовлетворительное состояние оригинала свидетельства о рождении, например:

• нарушена целостность документа;
• нечеткая печать;
• нечитаемые записи;
• есть исправления;
• документ заламинирован.

В этом случае необходимо обратиться в ЗАГС, чтобы получить дубликат испорченного документа. Также апостиль не будет поставлен, если текст в свидетельстве не соответствует информации из гражданского архива, есть ошибки при оплате пошлины (неверные реквизиты или сумма платежа), некорректно заполнено заявление.

Как поставить апостиль за границей

Апостилировать российские документы можно только на территории РФ, посольства и консульства за рубежом не наделены такими полномочиями. Если вы находитесь за границей и у вас возникла необходимость легализовать свидетельство о рождении, есть два варианта решения проблемы:

• вернуться в РФ и подать на апостиль лично;
• оформить доверенность на другого человека и передать ему доверенность и свидетельство.

Если у вас возникли затруднения в подобной ситуации, опытные юристы «Проф Лингва» готовы проконсультировать вас и найти оптимальный способ решения проблемы.

Помощь профессионалов

Апостилирование документов – процесс трудоемкий и длительный, требующий внимания, знания правовых основ, а также затрат времени на походы по инстанциям. Чтобы сберечь время и силы, а также избежать возможных проблем с оформлением документов, рекомендуем обратиться за профессиональной помощью. Центр переводов «Проф Лингва» предлагает помощь опытных специалистов, которые выполнят апостилирование свидетельства о рождении оперативно, юридически грамотно, с точным переводом и по разумным ценам. Для вас будет работать команда высококвалифицированных переводчиков, юристов, нотариусов. Просто доставьте нам документ, а затем заберите его уже легализованным.